Hướng dẫn ghi đè dữ liệu khách hàng trong chiến dịch Callbot
Tính năng Ghi đè lên danh sách hiện tại được sử dụng khi bạn nhập thêm khách hàng vào một chiến dịch Callbot đã có dữ liệu. Hệ thống đối chiếu dữ liệu nhập với danh sách hiện tại và xử lý từng khách hàng theo trạng thái cuộc gọi, thay vì xóa toàn bộ danh sách cũ trong mọi trường hợp.
Khi nào nên sử dụng?
Bạn có thể sử dụng tính năng này khi:
- Cần cập nhật thông tin khách hàng chưa được gọi trong chiến dịch.
- Muốn đưa khách hàng gọi thất bại trở lại danh sách để tiếp tục gọi.
- Cần nhập lại danh sách nhưng vẫn bảo toàn lịch sử của khách hàng đã gọi thành công.
- Cần tránh làm thay đổi lịch gọi lại của khách hàng đang chờ gọi lại.
Truy cập bước Danh sách liên hệ
- Vào Chiến dịch → Callbot.
- Mở chiến dịch cần cập nhật hoặc tạo một chiến dịch mới.
- Hoàn tất bước Kịch bản, sau đó nhấn Tiếp tục.
- Tại bước 2 Danh sách liên hệ, chọn nguồn dữ liệu cần nhập.
Màn hình nhập khách hàng tại bước 2 của chiến dịch Callbot.
Bật ghi đè dữ liệu
Bước 1: Chọn nguồn khách hàng
Chọn một trong các phương thức nhập phù hợp với nguồn dữ liệu của bạn, chẳng hạn Nhập từ file hoặc Nhập từ danh sách liên hệ. Tải file mới, chọn file từ thư viện hoặc chọn danh sách liên hệ cần sử dụng.
Bước 2: Chọn Ghi đè lên danh sách hiện tại
Tại phần Cấu hình nhập dữ liệu, tích chọn Ghi đè lên danh sách hiện tại.
Sau khi được chọn, hệ thống hiển thị thông tin giải thích cách xử lý dữ liệu trùng theo từng trạng thái cuộc gọi.
Các quy tắc xử lý dữ liệu khi bật Ghi đè lên danh sách hiện tại.
Bước 3: Kiểm tra các cấu hình nhập khác
Kiểm tra lại các tùy chọn liên quan trước khi nhập:
- Lưu file mới tải lên vào thư viện.
- Quy tắc khi có nhiều số điện thoại trong một ô hoặc một dòng.
- Quy tắc SĐT trùng với chiến dịch khác.
Lưu ý: Ghi đè lên danh sách hiện tại xử lý dữ liệu đang có trong chính chiến dịch. Tùy chọn SĐT trùng với chiến dịch khác là một cấu hình riêng dành cho số điện thoại đã xuất hiện ở chiến dịch khác.
Bước 4: Thêm khách hàng vào chiến dịch
- Kiểm tra lại file hoặc danh sách đã chọn.
- Nhấn Thêm liên hệ vào chiến dịch.
- Theo dõi khu vực Tiến độ cho đến khi tác vụ nhập hoàn tất.
- Mở Danh sách để kiểm tra tổng số liên hệ và dữ liệu sau khi nhập.
Quy tắc xử lý dữ liệu trùng
Khi bật Ghi đè lên danh sách hiện tại, hệ thống xử lý khách hàng trùng theo trạng thái như sau:
| Trạng thái hiện tại | Cách hệ thống xử lý |
|---|---|
| Đã gọi thành công | Không nhập dữ liệu trùng và giữ nguyên lịch sử cuộc gọi. |
| Đã gọi thất bại | Nhập lại dữ liệu; khách hàng tiếp tục được gọi theo cấu hình của chiến dịch. |
| Chưa gọi | Xóa dữ liệu cũ và thay thế bằng dữ liệu mới. |
| Đang chờ gọi lại | Không nhập dữ liệu trùng để tránh ảnh hưởng đến lịch gọi lại. |
Ví dụ
Một file mới có bốn khách hàng đã tồn tại trong chiến dịch:
- Khách hàng A đã gọi thành công: hệ thống bỏ qua bản ghi trùng và giữ lịch sử cuộc gọi của A.
- Khách hàng B đã gọi thất bại: hệ thống nhập lại B để tiếp tục gọi theo cấu hình chiến dịch.
- Khách hàng C chưa gọi: thông tin cũ của C được thay bằng dữ liệu trong file mới.
- Khách hàng D đang chờ gọi lại: hệ thống bỏ qua bản ghi trùng và giữ nguyên lịch gọi lại của D.
Kiểm tra sau khi nhập
Sau khi tác vụ hoàn tất, bạn nên:
- Kiểm tra trạng thái tác vụ tại khu vực Tiến độ.
- Mở Danh sách và đối chiếu các khách hàng đã nhập.
- Xác nhận khách hàng Đã gọi thành công vẫn còn lịch sử cuộc gọi.
- Xác nhận khách hàng Đã gọi thất bại đã sẵn sàng tiếp tục gọi.
- Xác nhận dữ liệu của khách hàng Chưa gọi đã được cập nhật.
- Xác nhận lịch gọi lại của khách hàng Đang chờ gọi lại không bị thay đổi.
Cảnh báo: Hãy kiểm tra kỹ file và dữ liệu khách hàng trước khi ghi đè. Thông tin của khách hàng ở trạng thái Chưa gọi sẽ bị thay thế bằng dữ liệu mới.